Baví mě projektové řízení. Projekty ve firmě, kdy firma investuje sama do sebe, jsou šťávou, která probírá z letargie.
Proč považuji projekty ve firmě za fajn a mnoho lidí ne
Projekty ve firmách většina lidí nemá ráda. Chápu, proč tomu tak je:
- Vyžadují práci navíc
- Rozbíjí zaběhané pořádky
- Když se nepovedou, budou padat hlavy. Nebo alespoň odměny.
Přesto jsou pro firmy i organizace klíčové. I když je něco klíčového, je obvyklé, že to kolem jiskří. A kde to jiskří, tam je energie. A energie dobíjí.
Jaké projekty pomáhají firmě k růstu
Co myslím projekty, které pomáhají firmě k růstu?
- Nové produkty nebo jejich předělávání. Přinášejí možnost nového uplatnění na trhu, možnost naučit se něco nového
- Změna způsobu interní komunikace nebo organizace. Mění se způsoby, jak lidé spolupracují, nové postupy je třeba ověřit, odladit a naučit.
- Změna technologií. Osobně rozumíme zejména informačním technologiím, jiné změny mohu tedy jenom se zájmem pozorovat - třeba jako vedoucí projektu, ale ne řešitel. Těm informačním ale rozumím výborně, tak se mohu zapojit.
- Zavedení systému řízení kvality nebo jiné větší procesní změny
Proč jsou firemní projekty výzvou
Vést a odvést projekt dobře vyžaduje věnovat se řadě věcí souběžně, komunikovat projekt nahoru, dolů, dovnitř i ven. Taky je třeba umět si trvat na svém, i když každý by rád věci přiohnul, udělal jednodušeji, jen aby už to bylo.
Výzvou v interních projektech je ohlídat:
- Dopady na celé interní fungování. Aby na konci nebyl někdo přetížený. Nebo dokonce práce směrovala na někoho, kdo raději dá výpověď, než aby to dělal.
- Lidem se při projektu i po něm dobře spolupracovalo, věděli, co je potřeba udělat, a nebáli se, že to nezvládnou
- Bylo všechno, co je potřeba, uděláno včas.
- Předalo se z projektu vše doladěné a dokončené do provozu, produkce, operativy, back-office. Tolik já názvů pro to samé - do každodenního používání a prožívání
Co na řízení projektů používám
Začnu tím, co jsem léta používal a už toho nechal: MS Project a MS Excel.
Komu se nechce číst, tak to shrnu: MS Project i MS Excel jsou fajn na plánování projektu, ale na denní řízení vhodné nejsou.
MS Project
MS Project je úžasný nástroj. Krásně se v něm projekt naplánuje a vyrobí "žížaly", které se dobře prezentují. Vše uhlazené, domyšlené. A krom toho, že ten nástroj je dost pomalý, tak se v něm projekt i výborně vytvoří.
Jenže pak přijde realita. Pokud k MS Project není taky server, tak se skončí s malůvkami, ale zadávat si do nich, kdo co udělal, to nedává smysl. Jde to, ale přidaná hodnota jsou zase jen obrázky do prezentace. Server pro MS Project jsem taky použil, ale jeho cena je taková, že firmy nemají licence pro všechny. A pak to ztratí smysl.
Project v MS Excelu
MS Excel je na první pohled jednodušší nástroj. Když chcete, dostanete z něj skoro stejné žížaly, jako z MS Project. A rychle zjistíte, že se i lépe udržují. A tady sdílejí.
Díky všem těmto výhodám MS Excel na roky v projektovém řízení vyhrál nad MS Project. Puristi namítnou, že Ganttův diagram je málo, že chtějí vidět závislosti. Co je těžšího, než si zobrazit závislosti mezi buňkami?
Uvažoval jsem i o využití mobilních verzí s možností přístupu více lidí, ale nedávalo to smysl. Stejně si plán projektu vedu sám a nikdo mi do něj nesmí sahat. Jak bych se na něj mohl spolehnout?
Klíčový problém s Excelem ale zůstává: I kdybych měl plán na jednotlivé úkoly, mám je v tabulce, ale abych viděl, jak se věci posouvají, musím si to tam zanést sám. Pro etapy fajn, s jednotlivými úkoly už je to spousta práce. Takže za mě resumé, co je na začátku: na plánování OK, na řízení ne.
Software pro řízení projektů
Mohl bych si na něj vymyslet spoustu vlastnosti, které bych chtěl, ale překvapivě ty nejdůležitější např. v MS Project nenajdu:
- Aby každý měl v mobilu přehled o úkolech
- Aby lidé měli úkoly na stejném místě, jako jiné každodenní úkoly. Protože pokud chcete po někom sem tam něco, tak po něm nemůžete chtít, aby se kvůli jednomu úkolu sžíval s programem, který jinak nepoužívá.
- Abych mohl dát problémy, úkoly na poradu a nemusel chystat agendu ručně.
- Abych každý u úkolů viděl, co se na poradě domluvilo a nemusel prohledávat zápisy
- Aby byl jasný přehled, které úkoly měly být dodělány a nejsou.
- Abych mohl řídit přístupy nezávisle na firmě. Díky tomu mohu projekt sdílet s externisty a neřešit, že ho nelze přidat, protože firma pro něj nemá licenci na ten a ten cloud, nemá firemní email atd.
Vymyslel bych ještě dlouhý seznam. A proč tam není třeba ten veledůležitý Ganttův diagram? Protože přehled, které úkoly měly být udělány a nejsou je přesně to, co potřebujete vidět. A taky potřebujete vidět, že někdo nezačal, protože na něco čeká. To taky nevidíte v Ganttovi, to vidíte v úkolu. A proberete na stand-upu nebo jak se vaše projektové schůzky moderně jmenují.
Začal jsem tím, že mě projekty baví. Proto je rád vedu, i jejich vedení školím. Ale taky mě těší, když mohu dělat věci dobře. Proto jsme přešli na projektové řízení v AyMINE a vedeme projekty v něm. Ganttův diagram asi ještě pořád dostanu lepší v MS Excelu, ale ten potřebuji jenom do prezentací. Pro denní řízení jsou pro mě důležité věci, které jsem už psal
Abych jenom nehaněl. V MS Project mám třeba kalendář úkolů. Podobný, jako je na obrázku (ten ale není z MS Project ale z AyMINE; k MS Project už nemám licence, tak nemohu žádnou ukázku vytvořit.) Vidět pro každý den, kdo vykázal jakou práci, jaké úkoly jsou aktivní, prostě co se dělo, je pro projektové řízení úžasná pomoc. MS Project to dává - ale pouze s MS Project Server, což je součást nejvyššího předplatného a bez toho žádné aktuální informace nedostanete. Takže na kalendář potřebujete licenci za nějakých 55€ měsíčně na uživatele. Z Excelu kalendář samozřejmě nedostanete také.
Co by měl nástroj pro projektové řízení zvládat
K projektovém řízení mi v AyMINE slouží i evidence, které jiné nástroje nemají. A když je máte odděleně (např. zase v excelovských sheetech), nemůžete je provázat s úkoly.
- Požadavky, které vlastní projekt řeší
- Přehled omezení, které se musí zohledňovat. Je až překvapivé, jak často se na ně zapomíná. Dokonce i ti, kteří je dali.
- Dohody a rozhodnutí. Rozhodnutí jsou pro mě jednou z nejdůležitějších evidencí. Díky tomu, že jsem většinou externí vedoucí, tak díky evidenci dohod mohu připomínat a odvolávat se na to, co se dohodlo. To je pro externího vedoucího důležité, protože mu nekryje záda jeho vedoucí ale jenom přesně odvedená práce.
- Otevřené problémy. Ty jsou v projektu vždycky a už dávno si nedělám iluze, že si je všechny zapamatuji.
- Výkazy práce. Nestačí vědět, co je uděláno, ale i kolik se na tom propálilo času. A výkazy práce spojené s úkoly jsou skvělým nástrojem, jak si hlídat, za co se v projektu skutečně platí. Protože když vám někdo vykáže desítky hodin na úkol, kde nebylo co dělat, tak se to snadno rozporuje. Líp, než když vám vykáže 40h projektových prací, ale už si nepamatuje, co vlastně dělal.
Chcete taky vést projekt?
Jak jsem psal, vést projekty je mě baví. Někdy je vedu sám, nebo se do toho pustíme v týmu. Pak uděláme mnohem víc - analyzujeme, plánujeme akceptaci, atd.
Můžete ale vést projekt stejně dobře i sami, když na to AyMINE využijete.