Enterprise architektura patří k mým koníčkům, dělám ji v projektech a myslím, že hodně dobře. Hned na úvod si vyjasněme pojmy. Rozlišujme 2 základní pojmy: enterprise architekturu a její model.
Pojem Enterprise Architektura
Enterprise architektura - jak firma funguje
Každá organizace, která není úplně malinká, má nějakou organizaci a strukturu. Lidé za něco odpovídají, jsou pravidla atd. Struktura je, i když není popsaná. A i když je, každou chvíli se mění. Často je její obraz jen v hlavách lidí, kteří vědí, za kým jít pro schválení zakázky a kdo podepíše povolenku na cokoli. Jak ale organizace roste, přestávají hlavy stačit. A začnou vznikat zmatky. Navíc živelně vznikající architektura bez cíleného usměrňování a optimalizace je jen zřídkakdy optimální. Evoluce sice funguje, ale na potřeby normální firmy je příliš pomalá. To už je nejvyšší čas, aby se vedení sedlo s analytiky, vyhledali a popsali problémy a začali firmu strukturovat nejenom po stránce personální (oddělení), ale i kompetenční a procesní.
Svými zkušenostmi pomáhám architekturu zpřesňovat, vyjasňovat, optimalizovat. To je ta nejvíce kreativní část práce s enterprise architekturou. A vůbec se při ní nemusíme bavit o modelu. Pro svou potřebu si ho sice dělám, ale lidi ve firmě s ním nezatěžuji, nebo jenom pár nejbližších spolupracovníků.
Enterprise architektura – model
Druhou věcí je model. Dokumentovaný popis, který začne být důležitý ve chvíli, když se chcete bavit s lidmi, kteří neznají každé pracoviště a každou tvář. Když se začnete dohadovat, kdo co má či měl udělat. Když začnete řešit, proč práce trvá týden, když by to mohlo být za hodinu. Prostě, když chcete, aby firma pracovala lépe. Jsme zpět u předchozího bodu – zlepšujeme organizaci.
Paradoxně ale s pojmem enterprise architektura nepřichází vrcholové vedení, ale IT svět. IT, které má dodat systém pro celou firmu, jí potřebuje rozumět. A pokud nechceme dělat vždy znovu a znovu business analýzu celé organizace, hodí se mít popis. IT byli proto těmi, kteří model potřebovali nejvíc, protože vývoj dělají lidé, kteří o firmě nevědí nic. Na rozdíl od manažerů se proto nemusí ani nemohou tvářit, že model nepotřebují.
Je přitom jen velmi málo organizací, které si uvědomují, že ucelená forma popisu, jak vnitřně fungují a jsou organizovány, je velmi užitečná a stojí za tu práci, kterou údržba stojí. A zdaleka ne jenom pro IT.
Co to vůbec je, ten model celopodnikové architektury
Dále budeme pojmem enterprise architektura rozumět její model, ne skutečnost.
O enterprise architektuře vniklo nespočet webů a věnuje se jí mnoho týmů, nejznámější je asi aktivita TOGAF, v kteréžto The Open Group vytváří metamodel enterprise architektury i doporučení, jak by měla vnikat.
Do architektury organizace by mělo jednoduše řečeno patřit vše, co vyjadřuje, jak je firma vnitřně strukturovaná, co dělá a jak to dělá. To zahrnuje
- Organizační strukturu, lidi, oddělení, divize
- Služby, které jsou poskytovány navenek i uvnitř a procesy, kterými jsou služby realizovány
- Činnosti a schopnosti
- Strukturu řízení, liniovou i projektovou
- Komunikační toky a popis informací, které firma má (jaké, kde, jak uložené, jak vnikají a také, proč je má a kdo s nimi může pracovat)
- Systémy, které jsou pro práci používány (informační i technické)
Různé definice enterprise architektury se liší, takže možná podle té vaši tam patří i něco dalšího. Podle mé zkušenosti jsou výše uvedené oblasti v podstatě dostačující a i tak tvoří pro firmu od střední velikosti téměř nezvládnutelný balík informací.
Proč chtít enterprise architekturu
Podle povahy se dají lidi rozlišovat na ty, co si nejdřív položí otázku:
- Proč něco jako enterprise architekturu vůbec chtít?
- Proč se jí bránit?
- Jak může firma fungovat bez enterprise architektury?
Sám vnímám jako hlavní přínosy enterprise architektury:
- Dá se mnohem snadněji připravovat jakákoli změna v organizaci
- Potřebuji její části při spoustě činností, kterými firmám pomáhám
- Když zavádím nějakou normu (měním procesy, odpovědnosti, činnosti)
- Když pomáhám přijmout nového pracovníka (musím rozumět tomu, co bude dělat, s čím bude pracovat, kam bude patřit, na co bude jeho práce navazovat, jakou bude mít odpovědnost)
- Když dělám analýzu pro nějaký podnikový systém (do jakého prostředí bude zasazen, jaká musí mít rozhraní, s jakými informacemi bude pracovat, kdo ho bude používat a na co)
- Když řeším, proč je firma neefektivní (na modelu se dají zkoušet různé změny, potřeba je v podstatě celý model zkoumané oblasti)
- Když mám vytvořit novou pobočku (část organizace je třeba v podstatě „zkopírovat“, ale zároveň je třeba zohlednit jinou situaci pobočky - jiný tým, jiná velikost, někdy i jiné legislativní prostředí. Nová pobočka ovlivňuje i mateřskou organizaci, takže dopady jsou i zpětně, i ty je třeba analyzovat)
- Dá se nejenom říct, kdo za co odpovídá, ale je to i někde napsáno
- Dá se dohledat, co s čím souvisí a tak řešit organizační nedostatky rychle
V podstatě se dá říct, u většiny z uvedených činností by aktuální a podrobný model ze složitého úkolu udělal úkol triviální. Kdyby … kdyby bylo možné mít aktuální a podrobný model. Ale ten většinou není.
Proč firmy nemají enterprise architekturu
Pomineme-li nejčastější důvod, že ve firmách často není nikdo, koho by napadlo, že by se jim hodil, nebo alespoň by reálně uvažoval, že má smysl, tak hlavním důvodem je složitost.
Model enterprise architektury popisuje tak rozsáhlou oblast firmy, že rozhodování většina středního a vyššího managementu v něm vyvolává změny
- Liniový management mění organizační strukturu, odpovědnosti, role
- Vlastníci procesů mění procesy
- Obchod vytváří nové služby a v jejich důsledku mění organizační strukturu, procesy, informační toky
- IT, softwarová i hardwarová část s každým novým projektem mění informační strukturu, technologickou strukturu, informační toky
- Vrcholové vedení svými pokyny může změnit cokoli nebo dosáhnout toho, že se struktury a pravidla dočasně nebo trvale přestanou dodržovat.
Ve výčtu by se dalo pokračovat. Je ale zřejmé, že sledovat všechny změny a udržovat model aktuální, je ve střední organizaci úkol zcela nereálný. Nereálný, pokud je snaha, aby se enterprise architekturu staral někdo „bokem“, mimo všechny výše zmíněné manažery.
Pokud se o změny nikdo nestará, tak je sebelepší model za chvíli natolik neaktuální, že snaha z něj cokoli použít povede jenom k nutnosti všechno ověřovat. A pak už může být levnější si informace znovu opatřit.
Cesta k enterprise architektuře
V úvodu jsem zmínil, že enterprise architekturu mám jako svého koníčka. Myslel jsem tím jak její skutečnou „vitální“ formu, tak její model. Z odstavce výše by se ale mohlo zdát, že model je neudržitelnou databázi informaci, která bude v posledku drahým koníčkem na účet firmy. Ale tak to není.
Aby byl model udržitelný a ekonomicky efektivní, musí být používán všemi, kteří tak či onak informace z něj využívají. To samozřejmě také všichni, kdo nějak ovlivňují jevy v modelu popsané - tedy všichni manažeři a další. A tady je základní problém většiny firem, které chtějí na modelu pracovat: starají se o něj lidé, kteří jevy nemění a ti, kteří je mění, o něm často nemají potuchy. Dokud tohle bude platit, model odsouzen k neúspěchu.
Model enterprise architektury mě proto zajímá nejenom pro samotné modelování, ale i proto, že jeho uvedení do života znamená zajistit spolupráci řady lidí, kteří o něj mají zájem. A jsou tak či onak zapojeni do jeho aktualizace. Vytvářet model tedy nejenom znamená věci dokumentovat, ale vytvořit v organizaci samostatně fungující ekosystém. Enterprise architektura tak bude něčím, jako voda na Zemi. Všichni ji nějak používají, ale teprve, když se všichni také budou starat o její koloběh, dostupnost pro všechny a čistotu, bude pro všechny.